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L'outil AuditMat (Audit de Maturité)

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AuditMat est un outil permettant de réaliser des audits de maturité sur la base de référentiels du marché (ISO 9000, ISO 27000, ITIL, CMMI, eSCM, ...) ou d'un référentiel "maison". AuditMat permet de saisir un ou plusieurs référentiels selon une approche processus puis de réaliser des audits basés sur des interviews, des analyses documentaires et des observations directes. Audimat facilite la réalisation des interviews, leur validation, l'identification des écarts et la formulation des préconisations jusqu'au plan d'actions prioritaires. Enfin, AuditMat produit un rapport au format Word permettant à l'auditeur de réaliser tous les aménagements qu'il souhaite avant remise au client.

L'audit de maturité :

L'audit de maturité est un outil de management d'une organisation :

  • C'est un rendez-vous récurrent qui permet de prendre du recul et de se comparer aux meilleures pratiques du marché.
  • C'est un moyen d'améliorer en permanence les services rendus et le professionnalisme des équipes.
  • C'est une démarche de progrès qui permet d’être acteur de son changement et de choisir les orientations d’avenir.

Il consiste à comparer les pratiques en place dans l'organisation et les bonnes pratiques du marché (bonnes pratiques fournies par les référentiel ISO 9000, ITIL, ISO 27000 et eSCM). Cette comparaison permet d'identifier des écarts et dans ce cas faire des préconisations d'améliorations.

Les étapes d'un audit :

De façon générale, un audit comprend 4 grandes phases :

  • Phase 1 : phase de préparation de l’audit et d’information : Il s’agit de préparer l’ensemble des moyens nécessaires au bon déroulement du projet (Plan Projet, Questionnaire, Plans types des rapports, etc…) et de lancer le projet.
  • Phase 2 : phase d’analyse de l’existant et de positionnement par rapport au référentiel : Il s’agit d’analyser l’existant sur la base des référentiels en utilisant l’analyse de la documentation, les interviews et l’observation directe du fonctionnement de l'organisation.
  • Phase 3 : phase de formalisation des préconisations : Il s’agit d’identifier et d’analyser les écarts de bonnes pratiques et de réaliser une série de préconisations d’améliorations sous forme de plan d'actions.
  • Phase 4 : phase de restitution : Il s’agit de présenter les conclusions de l’audit à différents publics.

Réaliser un audit sans outil nécessite souvent de manipuler de nombreux fichiers Word et Excel. Les tâches de bureautique basiques (copier-coller, mise en forme, ...) prennent beaucoup de temps, les échanges avec le client pour les validations sont complexes et la compilation des informations issues de plusieurs interviews vire souvent au casse-tête. En général, le temps perdu sur ces tâches sans valeur ajoutée se fait au détriment du temps passé par l'auditeur à analyser les faits et les données pour poser son diagnostic et faire des préconisations pertinentes.

AuditMat est né de ce besoin d'industrialiser la démarche d'audit pour améliorer la productivité et la qualité des livrables.

Les fonctionnalités d'AuditMat :

Saisir ou acquérir un référentiel :

Le logiciel permet de saisir tout type de référentiel du marché ou de référentiel maison selon la structure suivante :

  • Référentiel
    • Domaines
      • Processus
        • Tâches
          • Bonnes pratiques

 

A chaque bonne pratique on peut associer une ou plusieurs questions, Les preuves attendues, des écarts classiques et les préconisations associées. Ainsi lors d'un audit on dispose d'une liste d'écarts possibles qu'il suffit de sélectionner si c'est pertinent et de même d'une liste de préconisations types. Bien entendu, au moment de l'audit il sera toujours possble de créer de nouveaux écarts et de nouvelles préconisations.

 

 

Il est possible d'acquérir des référentiels du marché déjà saisis : ITIL, ToolKit 4 Manager, eSCM, ...
Pour cela, nous contacter 
ici en précisant le référentiel que vous souhaitez acheter.

Réaliser un audit :

Lors de la réalisation d'un audit, le logiciel propose une démarche en 6 étapes symbolisées par les icones suivants :

Etape 1 : Définir le périmètre d’audit en mixant éventuellement plusieurs référentiels.

Etape 2 : Réaliser les interviews et faire valider les comptes rendus.

Etape 3 : Faire la synthèse des interviews.

Etape 4 : Identifier les écarts.

Etape 5 : Faire les préconisations.

Etape 6 : Prioriser les préconisations dans un plan d’actions opérationnel.

 

 

Lors des phases d'interviews, le logiciel permet de saisir directement les réponses et propose différentes aides visuelles pour permettre à l'auditeur de savoir à tout moment où il en est.

 

 

 

 

Restituer le plan d’actions :

Le logiciel génère automatiquement un rapport sous WORD sur la base d’un modèle totalement personnalisable.

 Le rapport automatique peut ainsi être modifié ou complété.

 

Environnement technique requis :

AuditMat fonctionne sur PC sous Windows 7 ou 8.
C'est un executable qui ne nécessite aucune installation.

Vous souhaitez utiliser AuditMat :

N'hésitez oas à nous contacter ici et nous prendrons contact avec vous pour une présentation ou un test.